DOEL

Bij de aankoop van arbeidsmiddelen is het wettelijk verplicht een preventief beleid te voeren met als doel nieuwe risico's op het vlak van veiligheid en gezondheid te beheersen.

TOEPASSINGSGEBIED

Deze procedure is van toepassing op iedere bestelling van installaties, machines, gemechaniseerde werktuigen, gevaarlijke en industriele producten, PBM's en CBM's.

DEFINITIES

Arbeidsmiddel:

alle op de arbeidsplaats gebruikte machines, apparaten, gereedschappen en installaties.

Machine:

een samenstel van onderling verbonden onderdelen, waarvan er tenminste een kan bewegen en waarbij het geheel bestemd is voor een bepaalde toepassing.
Opmerking: Elke machine is een arbeidsmiddel maar niet ieder arbeidsmiddel is een machine! Alles wat valt onder de MRL dient beschouwd te worden als een machine. Wat valt niet onder de MRL: 1) machines aangedreven door menselijke kracht, 2) elders gereglementeerde machines zoals bv. een personenlift, 3) machines waarbij het risico hoofdzakelijk van elektrische aard is en waarop dan de desbetreffende wetgeving van toepassing is zoals o.a. kantoormachines (P<2KW), elektr. huishoudmachines (P<2KW), niet-automatisch lasapparaten, labo-apparatuur (mech. P<2KW en thermisch P<4KW).

Installatie:

een samenhang van machines, toestellen of apparaten die samen een geheel vormen en samen een bepaalde functie hebben.
Gemechaniseerde werktuigen:
alle op de arbeidsplaats voorziene gemechaniseerde gereedschappen, bv. hef- en hijswerktuigen.

PBM's:

Persoonlijke BeschermingsMiddelen (veiligheidsbril, veiligheidsschoen, handschoen,...).

CBM's:

Collectieve BeschermingsMiddelen (leuning, valnet, ventilatie,...).

VERANTWOORDELIJKEN

Directeurs
TAC's
TA's
Aankoopverantwoordelijken
Preventieadviseurs

Codex: Titel VI: Arbeidsmiddelen - Hoofdstuk I

VOORSTUDIE/OFFERTE-AANVRAAG

De aankoper verzamelt alle elementen die de keuze van het gewenste arbeidsmiddel kunnen bepalen en houdt hierbij rekening met de specificaties op het vlak van veiligheid, gezondheid en milieu. Hierbij dient men aandacht te besteden aan de volgende punten:
- de verwachte kwaliteit en kwantiteit van het product;
- de omgeving waarin het product zal gebruikt worden;
- de kenmerken van de personen die met het product in contact komen;
- het soort product.
De aankoper laat zich hierbij adviseren door de preventieadviseur. Na het advies van de preventiedienst worden de specificatie op het vlak van veiligheid, gezondheid en milieu in de offerte-aanvraag verwerkt.

BEOORDELING VAN DE OFFERTES

De ontvangen offertes worden door de aankoper vergeleken en beoordeeld. Indien informatie met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu ontbreekt of bepaalde aspecten in de offerte hieromtrent onduidelijk zijn, worden bijkomende inlichtingen aan de mogelijke leveranciers gevraagd. Bij het vergelijken en beoordelen van de ingediende offertes laat de aankoper zich adviseren door de preventieadviseur.

BESTELLING

Op de bestelbon wordt verwezen naar het formulier "veiligheidseisen bij bestelling" dat bij de op te sturen bestelbon gevoegd wordt en er ook deel van uitmaakt. De preventieadviseur gaat na wat de wet zegt over dit product. De bestelbon is onderworpen aan het visum van de preventieadviseur. Hij bepaalt ook of er bijkomende eisen moeten worden gesteld.
LEVERING

Voorafgaand aan de levering worden volgende zaken nagegaan:
- aansluiting water, elektriciteit, perslucht;
- afvoer van dampen, afvalwater;
- verlichting;
- fundering, verankering.
Bij de levering worden door de preventieadviseur de volgende documenten nagezien:
- de leveringsbon;
- CE-keurmerk;
- EG-verklaring van overeenkomst;
- veiligheids-, gebruiks- en onderhoudsinstructies in de Nederlandse taal.
Eventuele tekortkomingen i.v.m. de conformiteit van de levering worden door de preventieadviseur in samenspraak met de aankoper schriftelijk vastgelegd. Bij een niet-conformiteit zal de aankoper instaan voor de onderhandelingen met de leverancier met het oog op aanpassing.

INDIENSTSTELLING

Wanneer aan alle voorwaarden en eisen op het vlak van veiligheid en gezondheid wordt voldaan kan het arbeidsmiddel in dienst worden gesteld en kan overgegaan worden tot de betaling van de factuur. Het in dienst stellen van het aangekochte arbeidsmiddel gebeurt door de directeur op basis van het indienststellingsverslag dat door de preventieadviseur wordt opgesteld. Het origineel van het indienststellingsverslag wordt bewaard bij de preventiedienst. Een kopie ervan wordt bewaard bij alle andere documenten van het arbeidsmiddel. De preventieadviseur maakt een veiligheidsinstructiekaart op. De VIK wordt opgehangen in de onmiddellijke nabijheid van het arbeidsmiddel.
Opmerking: Indien het gaat over een CE-conform arbeidsmiddel en indien er op de bestelbon geen bijkomende voorwaarden werden gesteld kan men kiezen voor een vereenvoudigde procedure, waarna het arbeidsmiddel overgedragen wordt aan de gebruikers. Indien er op de bestelbon wel bijkomende eisen werden gesteld gaat men na of aan de specifieke eisen werd voldoen (zie bijlage en uitvoeren van risicoanalyse) Dit kan ook wanneer het arbeidsmiddel reeds eerder werd gecontroleerd door een erkend organisme.